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1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Brian Barzan — ditta individuale, titolare del brand “BEASY Studio” P. IVA: 01319510259 Codice fiscale: BRZBRN03C18A757A Sede: Via Cima I Prà 9, 32014 Ponte nelle Alpi (BL), Italia Email: info@beasystudio.it

Alla data di aggiornamento della presente informativa non è stato nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO).

2. Siti e servizi coperti

La presente informativa si applica ai trattamenti effettuati tramite:

  • https://beasystudio.it — sito pubblico/vetrina BEASY Studio;
  • https://gestionale.beasystudio.it — Gestionale BEASY, area interna e Client Portal;
  • eventuali canali collegati al Gestionale, inclusi Google Workspace, social network, WhatsApp e funzionalità AI, nei limiti descritti di seguito.

3. Categorie di interessati

I dati trattati possono riguardare:

  • visitatori del sito;
  • utenti che compilano i moduli di contatto;
  • potenziali clienti e lead;
  • clienti;
  • referenti, dipendenti e collaboratori dei clienti;
  • membri del team BEASY;
  • utenti autorizzati del Gestionale;
  • soggetti presenti nei dati caricati dai clienti;
  • utenti che interagiscono con account social collegati;
  • utenti che utilizzano il canale WhatsApp AI, ove attivato.

In alcune attività BEASY opera come Titolare del trattamento. Quando invece tratta dati personali per conto di un cliente e secondo le sue istruzioni, può operare come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

4. Dati trattati

4.1 Dati tecnici e di navigazione

Possono essere trattati:

  • indirizzo IP;
  • log tecnici;
  • informazioni su browser e dispositivo;
  • identificativi di sessione;
  • dati relativi ad autenticazione e sicurezza;
  • dati relativi al funzionamento del sito e del Gestionale.

4.2 Modulo di contatto della pagina “Contatti”

Il modulo presente su beasystudio.it/contatti può raccogliere:

  • nome e cognome;
  • azienda;
  • indirizzo email;
  • numero di telefono;
  • area di interesse selezionata, ad esempio:
  • Processi;
  • Automazioni / AI;
  • Software / gestionale;
  • Sito web;
  • Marketing;
  • Non lo so ancora;
  • contenuto del campo libero “Cosa vorresti migliorare?”;
  • ulteriori informazioni volontariamente inserite dall’utente.

4.3 Modulo di contatto presente in homepage

Il modulo presente nella homepage di beasystudio.it può raccogliere:

  • nome;
  • indirizzo email;
  • numero di telefono;
  • area di interesse/punto di partenza selezionato, ad esempio:
  • Processi;
  • Automazioni / AI;
  • Software / gestionale;
  • Sito web;
  • Marketing;
  • Non lo so ancora;
  • contenuto del campo libero “Raccontaci qualcosa in più”;
  • ulteriori informazioni volontariamente inserite dall’utente.

4.4 Dati clienti e anagrafici nel Gestionale

Il Gestionale può contenere:

  • ragione sociale;
  • referente;
  • telefono;
  • email;
  • PEC;
  • indirizzo completo;
  • partita IVA;
  • codice fiscale;
  • codice SDI;
  • note operative e amministrative.

4.5 Dati account e autenticazione

Possono essere trattati:

  • email/login;
  • identificativo utente;
  • password e credenziali gestite tramite Supabase Authentication;
  • ruoli e permessi;
  • log di accesso;
  • audit delle azioni rilevanti.

Le password non sono conservate in chiaro da BEASY.

4.6 Dati social

Quando un cliente collega un account social possono essere trattati:

  • ID dell’account;
  • username e informazioni del profilo;
  • token OAuth e relativi metadati;
  • stato della connessione;
  • contenuti;
  • script;
  • immagini;
  • video;
  • slide di caroselli;
  • copertine;
  • caption;
  • hashtag;
  • tag;
  • collaboratori;
  • date e orari di pubblicazione;
  • ID e permalink dei contenuti pubblicati;
  • metriche e insight;
  • commenti e messaggi, ove la relativa funzione sia abilitata.

4.7 File e materiali

Possono essere caricati e trattati:

  • fotografie;
  • video;
  • loghi;
  • documenti;
  • materiali grafici;
  • file di lavoro;
  • revisioni e versioni dei contenuti.

I file operativi possono essere archiviati in Google Workspace / Google Drive.

4.8 Task, calendario e shooting

Il Gestionale può trattare:

  • task;
  • priorità;
  • scadenze;
  • appuntamenti;
  • shooting;
  • luogo;
  • note operative;
  • associazione tra shooting e contenuti;
  • eventi sincronizzati con Google Calendar.

4.9 AI

BEASY può utilizzare servizi di intelligenza artificiale forniti da Anthropic.

A seconda della funzione richiesta, il sistema AI può ricevere soltanto i dati necessari a:

  • rispondere all’utente;
  • sintetizzare informazioni;
  • consultare dati autorizzati del Gestionale;
  • interagire con contenuti, task, report e calendario;
  • eseguire azioni nel Gestionale quando l’utente dispone dei relativi permessi.

BEASY intende applicare criteri di minimizzazione e non utilizzare i dati dei clienti per addestrare modelli proprietari.

4.10 WhatsApp AI

Se attivato, il servizio può trattare:

  • numero di telefono;
  • identificativo WhatsApp;
  • associazione tra numero e account BEASY;
  • messaggi necessari a comprendere ed eseguire la richiesta;
  • dati necessari all’invio di notifiche operative.

Le conversazioni WhatsApp non sono, allo stato attuale, destinate a essere conservate integralmente e permanentemente nel Gestionale, salvo dati necessari per sicurezza, audit o esecuzione di specifiche operazioni.

4.11 Lead e prospect

BEASY può trattare:

  • ragione sociale;
  • referente;
  • telefono;
  • email;
  • categoria;
  • sito web;
  • indirizzo completo;
  • provincia;
  • note;
  • fonte del dato;
  • eventuali profili social.

I dati possono provenire:

  • direttamente dall’interessato;
  • dai moduli del sito;
  • da inserimento manuale;
  • da fonti pubblicamente accessibili, siti, mappe e directory;
  • da attività di ricerca commerciale svolte nel rispetto della normativa applicabile.

5. Finalità e basi giuridiche

5.1 Gestione del sito e sicurezza

Finalità:

  • rendere disponibili sito e Gestionale;
  • garantire autenticazione e sicurezza;
  • prevenire abusi;
  • diagnosticare malfunzionamenti;
  • proteggere l’infrastruttura.

Base giuridica:

  • esecuzione del servizio;
  • legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e affidabilità dei sistemi.

5.2 Richieste tramite i moduli contatto

I dati dei due moduli vengono trattati per:

  • ricevere la richiesta;
  • comprendere l’esigenza dell’utente;
  • ricontattarlo;
  • rispondere;
  • predisporre una proposta o un preventivo.

Base giuridica:

  • esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

Per questa finalità non è necessario utilizzare il consenso marketing come base giuridica.

Eventuali newsletter o comunicazioni promozionali non direttamente connesse alla richiesta saranno gestite separatamente e, quando necessario, sulla base di un consenso specifico o di altra base giuridica applicabile.

5.3 Gestione del rapporto con il cliente

Finalità:

  • gestione anagrafica;
  • esecuzione dei servizi acquistati;
  • assistenza;
  • gestione Client Portal;
  • gestione contenuti, file, task e calendario;
  • fatturazione;
  • adempimenti fiscali e amministrativi.

Base giuridica:

  • esecuzione del contratto;
  • obbligo legale;
  • legittimo interesse alla gestione, sicurezza e tutela del rapporto, ove applicabile.

5.4 Collegamento e utilizzo dei social

Finalità:

  • autenticare e collegare gli account;
  • recuperare le informazioni necessarie;
  • programmare e pubblicare contenuti;
  • recuperare insight;
  • gestire commenti e messaggi se abilitati;
  • monitorare errori e stato delle integrazioni.

Base giuridica:

  • esecuzione del contratto e delle istruzioni impartite dal cliente;
  • autorizzazione tecnica OAuth richiesta dalle piattaforme.

5.5 AI e automazioni

Finalità:

  • fornire assistenza;
  • elaborare richieste;
  • interrogare i dati autorizzati;
  • automatizzare processi;
  • eseguire azioni richieste dall’utente.

Base giuridica:

  • esecuzione del contratto/servizio;
  • legittimo interesse alla gestione efficiente e sicura del servizio, ove applicabile.

BEASY non intende utilizzare l’AI per adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sugli interessati senza adeguato intervento umano.

5.6 WhatsApp e notifiche operative

Finalità:

  • associare il cliente al bot;
  • fornire accesso al servizio AI da WhatsApp;
  • inviare notifiche operative;
  • comunicare contenuti da approvare, shooting, task o altre informazioni di servizio.

Base giuridica:

  • esecuzione del servizio;
  • richiesta dell’utente;
  • eventuale consenso ove richiesto dalla normativa applicabile alla specifica comunicazione.

Le comunicazioni operative vengono mantenute separate dalle comunicazioni promozionali.

5.7 Lead generation e sviluppo commerciale

I dati dei prospect possono essere utilizzati per:

  • organizzare il CRM;
  • qualificare opportunità commerciali;
  • documentare i contatti;
  • gestire richieste;
  • svolgere attività commerciali nei limiti consentiti dalla legge.

Quando i dati non sono raccolti direttamente dall’interessato, BEASY gestisce gli obblighi informativi previsti dall’art. 14 GDPR nei casi applicabili.

La semplice pubblicazione online di un’email o di un numero telefonico non equivale automaticamente ad autorizzazione a ricevere marketing.

Prima di utilizzare email o telefono per finalità promozionali BEASY verifica la base giuridica applicabile, la normativa sulle comunicazioni elettroniche e, ove pertinente, il Registro Pubblico delle Opposizioni.

Sul sito pubblico possono essere utilizzati:

  • Google Analytics 4;
  • Google Tag Manager;
  • Iubenda CMP;
  • embed Instagram;
  • altri strumenti indicati nella Cookie Policy.

I tracker non strettamente necessari vengono gestiti in base alle preferenze dell’utente tramite la piattaforma di consenso.

6. Informazioni brevi nei moduli

In prossimità del pulsante di invio dei moduli deve essere mostrata una frase chiara con link alla Privacy Policy.

Il trattamento finalizzato unicamente a rispondere alla richiesta non deve essere subordinato a una checkbox di “consenso privacy” formulata come consenso al trattamento, quando la base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali.

Un eventuale consenso marketing deve essere:

  • separato;
  • facoltativo;
  • specifico;
  • non preselezionato.

7. Natura obbligatoria o facoltativa dei dati

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta o il servizio.

Il mancato conferimento può impedire:

  • la risposta al modulo;
  • la creazione dell’account;
  • l’erogazione del servizio;
  • una specifica integrazione.

I dati facoltativi possono essere omessi.

8. Conservazione

I dati sono conservati per un periodo proporzionato alla finalità.

Criteri operativi attualmente previsti:

  • richieste di contatto non trasformate in rapporto commerciale: fino a 24 mesi dall’ultima interazione, salvo necessità documentata;
  • dati contrattuali, fiscali e amministrativi: per la durata richiesta dalla normativa applicabile;
  • dati account: per la durata del rapporto e fino alla chiusura/cancellazione, salvo obblighi di legge o necessità di tutela;
  • token social: fino a revoca, disconnessione, cessazione del servizio o perdita della necessità;
  • revisioni obsolete dei contenuti: normalmente fino a 3 mesi;
  • file finali successivamente alla cessazione del rapporto: normalmente fino a 3 mesi, salvo diverso accordo;
  • lead non divenuti clienti: normalmente fino a 24 mesi dall’ultima interazione o verifica di attualità, salvo opposizione/cancellazione precedente o diversa necessità documentata;
  • log tecnici: per il tempo necessario a sicurezza, diagnostica e tutela del servizio.

I periodi possono essere modificati quando necessario per rispettare obblighi di legge, accertare o difendere diritti o gestire richieste degli interessati.

9. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da soggetti che forniscono servizi tecnici o professionali a BEASY, nei limiti delle rispettive funzioni.

Tra i fornitori attualmente o potenzialmente coinvolti:

  • Supabase — database, autenticazione e servizi backend;
  • Register.it — hosting/infrastruttura;
  • Vercel — servizi di hosting/deploy e infrastruttura web;
  • Google Workspace / Google Cloud — email, Drive, Calendar, YouTube e altri servizi Google;
  • Anthropic — servizi AI;
  • Iubenda — gestione cookie/consenso;
  • Meta Platforms — Facebook, Instagram e WhatsApp;
  • TikTok;
  • LinkedIn.

Il ruolo privacy di ciascun soggetto dipende dalla specifica integrazione: alcuni fornitori operano come responsabili/sub-responsabili tecnici, mentre determinate piattaforme possono operare quali autonomi titolari secondo i propri termini e informative.

10. Trasferimenti internazionali

Alcuni provider possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Ove necessario, BEASY utilizza o si affida a meccanismi riconosciuti dalla normativa applicabile, quali:

  • decisioni di adeguatezza;
  • clausole contrattuali standard;
  • ulteriori garanzie previste dal GDPR.

11. BEASY come Responsabile del trattamento

Quando BEASY tratta dati personali per conto di un cliente e sulla base delle sue istruzioni, il cliente può agire come Titolare e BEASY come Responsabile del trattamento.

In tali casi le parti possono sottoscrivere un Data Processing Agreement (DPA) ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Il cliente resta responsabile della liceità dei dati e delle istruzioni impartite a BEASY nell’ambito dei trattamenti di propria competenza.

12. Misure di sicurezza

BEASY adotta e sviluppa misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

  • autenticazione;
  • gestione ruoli e permessi;
  • separazione logica dei clienti;
  • HTTPS;
  • backup;
  • audit log;
  • protezione dei token;
  • controlli di accesso;
  • monitoraggio tecnico;
  • procedure di revoca.

È prevista l’introduzione della 2FA nel Gestionale.

La Cookie Policy e il banner/CMP sono gestiti tramite Iubenda.

Le preferenze cookie devono poter essere aggiornate o revocate dall’utente.

Il Gestionale, qualora utilizzi esclusivamente cookie tecnici necessari ad autenticazione e sicurezza, può adottare una gestione distinta rispetto al sito vetrina. L’introduzione di analytics o tracker non necessari sul sottodominio richiede una nuova valutazione.

14. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dalla normativa l’interessato può chiedere:

  • accesso;
  • rettifica;
  • cancellazione;
  • limitazione;
  • opposizione;
  • portabilità;
  • revoca del consenso, ove applicabile.

Le richieste possono essere inviate a:

info@beasystudio.it

L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

15. Minori

Il sito e il Gestionale non sono destinati specificamente a minori.

Qualora materiali forniti dai clienti contengano immagini o altri dati di minori, il cliente è responsabile di disporre della base giuridica e delle autorizzazioni necessarie.

16. Modifiche

La Privacy Policy può essere aggiornata per:

  • nuove funzionalità;
  • nuovi provider;
  • modifiche legislative;
  • modifiche tecniche;
  • variazioni dei trattamenti.

La data dell’ultimo aggiornamento viene indicata in apertura.